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Datenschutz-Information Bewerbung um einen Studienplatz

Mit diesen Hinweisen informiert Sie die FH Gesundheitsberufe OÖ über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich Ihrer Bewerbung um einen Studienplatz. Die FH Gesundheitsberufe OÖ GmbH, Semmelweisstraße 34, 4020 Linz ist im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen Verantwortliche für die Datenverarbeitung.

1. Durchführung des Aufnahmeverfahrens:

Die Fachhochschulen sind gemäß § 11 FHG (Fachhochschulgesetz) verpflichtet, zunächst zu prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für den Zugang zu einem Fachhochschulstudium erfüllt sind und darauf basierend ein Aufnahmeverfahren durchzuführen. Um dieses rechtmäßig abwickeln zu können werden alle Daten verarbeitet, die Sie im Rahmen der Bewerbung selbst bekanntgeben haben, zum Beispiel indem Sie sie auf der Bewerberplattform hochgeladen haben (insbesondere Kontaktdaten, Zeugnisse, Daten über Ihren Lebenslauf, etc.). Außerdem werden diejenigen Daten verarbeitet, die im Zuge des Aufnahmeverfahrens entstehen (Ergebnisse, etc.). Rechtgrundlage ist das vorvertragliche Verhältnis, das durch Ihre Bewerbung begründet wurde (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO).

In einigen Studienprogrammen werden Sie aufgefordert, Aufgabenstellungen auf die Lernplattform der FH Gesundheitsberufe OÖ – Moodle - hochzuladen oder direkt auf der Lernplattform Aufgaben zu lösen. Hierzu gelten folgende datenschutzrechtlichen Hinweise: Moodle ist eine technisch abgesicherte Plattform, deren Inhalte beim zertifizierten IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter) der FH Gesundheitsberufe OÖ gespeichert sind. Bewerber*innen werden als „user“ im System angelegt und können mit den Zugangsdaten Inhalte hochladen bzw. Aufgaben lösen. Diese Inhalte bzw. Aufgaben sind nur denjenigen Personen am Studiengang zugänglich, die dies für die Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben im Aufnahmeverfahren benötigen. Die technisch notwendigen Userdaten der Bewerber*innen werden nach Ende des Aufnahmeverfahrens gelöscht. Die Inhalte, die hochgeladen oder eingeben wurden werden nach Ende der Speicherdauer in Punkt 4. gelöscht.

In einigen Studienprogrammen wird für die Termin-Planung die App „Microsoft Bookings“ verwendet. Diese App ermöglicht es Ihnen über einen per E-Mail zugesendeten Link und unter Angabe von Name und E-Mail-Adresse den für Sie passenden Termin (beispielsweise für das Aufnahmegespräch) auszuwählen. Die App ist ein Produkt der Microsoft Ireland Operations Limited, die ein zertifizierter Auftragsverarbeiter der FH Gesundheitsberufe OÖ ist. Daten werden – abgesehen von technisch notwendigen Übermittlungen an die Microsoft Corporation für das Funktionieren der App – nicht an dritte Empfänger übermittelt. (Microsoft ist vertraglich verpflichtet, die Daten nur ausnahmsweise im Falle von technischer Notwendigkeit zur Systemwartung in einen Drittstaat zu übermitteln. Für diesen Fall ist die Übermittlung durch Standardvertragsklauseln und technische Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselung der Daten, abgesichert.) Die FH Gesundheitsberufe OÖ beruft sich bei dieser Datenverarbeitung auf die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) iVm Art. 46 und Art. 49 DSGVO. Falls Sie die App für die Terminplanung nicht nutzen möchten, können Sie freie Termine auch zu Geschäftszeiten bei den jeweiligen Assistenzen der Studienprogramme erfragen.

Für diejenigen Teile des Aufnahmeverfahrens, die per Videokonferenz stattfinden, verwendet die FH Gesundheitsberufe OÖ die Software „Microsoft Teams“, die ebenfalls ein Produkt der Microsoft Ireland Operations Limited ist und es gilt das zu „Microsoft Bookings“ oben bereits Ausgeführte. Es wird keine Aufzeichnung der Videokonferenz erfolgen. Es werden an der Videokonferenz nur Sie, die Studienprogrammleitung und eine Person mit facheinschlägiger Expertise (das ist in der Regel ein Mitglied des Lehr- und Forschungspersonals des jeweiligen Studienprogrammes) teilnehmen. Die FH Gesundheitsberufe OÖ beruft sich bei dieser Datenverarbeitung auf die Rechtsgrundlagen in Art. 6 Abs 1 lit. b) in Verbindung mit Art. 46 und Art. 49 DSGVO, welche die Datenverarbeitung und Übermittlung auf Basis geeigneter Garantien zur Wahrung des berechtigten Interesses erlaubt. Die Notwendigkeit für vorvertragliche Maßnahmen wird darauf gestützt, dass die FH Gesundheitsberufe OÖ gemäß den FH-Ausbildungsverordnungen verpflichtet ist, die berufsspezifische und gesundheitliche Eignung im Aufnahmeverfahren zu überprüfen. Dafür sind das persönliche Gespräch und die Beurteilung kleiner berufsspezifischer Aufgabenstellungen, welche sich nur mit Bild und Ton gut beurteilen lassen, taugliche und unerlässliche Mittel.

Gemäß den berufsspezifischen Ausbildungs-Verordnungen der Gesundheitsberufe (jeweils passend zum angestrebten Studium: FH-MTD-AusbildungsVO, FH-Hebammen-AusbildungsVO oder FH-Gesundheits- und Krankenpflege-AusbildungsVO, etc.) ist im Aufnahmeverfahren die für die Ausübung des Berufs erforderliche berufsspezifische und gesundheitliche Eignung zu überprüfen. Die zu diesem Zweck von Ihnen am Ende des Aufnahmeverfahrens übermittelte ärztliche Bestätigung der gesundheitlichen Eignung und die Strafregisterauskunft sowie allfällige im Laufe der Aufnahmeverfahrens ermittelte Daten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Sie werden unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen an der FH Gesundheitsberufe OÖ verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 c) iVm Art. 9 Abs. 2 i) DSGVO).

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, dass Sie Ihre Daten für das Aufnahmeverfahren preisgeben, jedoch sind die eben genannten Datenverarbeitungen notwendig für die Entscheidung, ob ein Ausbildungsvertrag abgeschlossen werden kann. Daher kann Ihre Bewerbung nicht bearbeitet werden, wenn Sie die angeforderten Daten nicht bereitstellen bzw. deren Erhebung verweigern. In der Online-Bewerbungsmaske mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.

Wenn Sie einen Studienplatz bekommen, werden alle Daten aus dem Aufnahmeverfahren in Ihren Studierendenakt übernommen. Ihr Bewerbungsfoto wird auf den Studierendenausweis gedruckt und allenfalls auch für Fotolisten für die Lehrveranstaltungsleiter*innen verwendet. Für die weiteren Datenverarbeitungen während des Studiums bieten insbesondere das Fachhochschulgesetz und das Bildungsdokumentationsgesetz eine Rechtsgrundlage. Informationen darüber erhalten Sie vor Abschluss des Ausbildungsvertrages.

2. Qualitätssicherung des Aufnahmeverfahrens und Forschung:

Die FH Gesundheitsberufe OÖ ist stets bemüht das Aufnahmeverfahren zu verbessern. Daher werden die im Zuge des Aufnahmeverfahrens erhobenen Daten für Forschungsprojekte zur Qualitätssteigerung des Aufnahmeverfahrens gemäß § 7 Abs. 1 Z 2 DSG pseudonymisiert ausgewertet und aufbewahrt.

3. Empfänger:

Die FH Gesundheitsberufe OÖ verarbeitet und speichert alle Daten bei ihrem zertifizierten IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), welcher die gesamte IT-Infrastruktur, mit der in der FH Gesundheitsberufe OÖ in allen Bereichen gearbeitet wird, bereitstellt.

Um Sie zur notwendigen Untersuchung für die berufsspezifische Eignung für den Studiengang Logopädie zu anzumelden, wird ihr Vorname und Nachname vorab an die Gesundheitseinrichtung übermittelt, die die ärztliche Untersuchung vornimmt.

Wenn Sie ausländische Zeugnisse zum Nachweis der gesetzlichen Zugangsvoraussetzungen einreichen, werden diese in begründeten Einzelfällen zur Überprüfung der Qualifikation sowie zur Prüfung der Echtheit der Urkunde an die zuständige Stelle im Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung und notwendigenfalls auch an die österreichische Botschaft im Land der Ausstellung der Urkunde oder an die betreffende Hochschule/Schule im Ausland übermittelt. Diese Übermittlung ist eine erforderliche Maßnahme zur Sicherung der Qualität der Aufnahmeentscheidung, woran die FH Gesundheitsberufe OÖ ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 2 f) DSGVO hat. Sofern sich die Hochschule/Schule in einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) befindet, geschieht die Übermittlung nur ausnahmsweise und unter Berufung auf einen Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45, oder geeignete Garantien gemäß Art 46 oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 49 DSGVO.

Wenn Sie das erste Mal zum Studium in Österreich zugelassen werden, ist die FH Gesundheitsberufe OÖ gemäß Bildungsdokumentationsgesetz verpflichtet, Ihnen eine Matrikelnummer zuzuordnen. Dafür werden Ihre Personendaten (z.B. Namen, Adressen, Geschlecht, Geburtsdatum, Reifeprüfungsdatum) an den Datenverbund der Universitäten, Pädagogischen Hochschulen und Fachhochschulen gemeldet und es wird Ihnen von dort eine Matrikelnummer zugeordnet, welche Sie während ihrer gesamten Studien-Karriere behalten. Im Fall der Durchführung gemeinsamer Studien ist es zusätzlich erforderlich, dass Studierendenbeitragsdaten, Studiendaten und Studienerfolgsdaten an den Datenverbund gemeldet werden.

4. Speicherdauer:

Wenn Ihre Bewerbung zu einer Studienplatzzusage und den Abschluss eines Ausbildungsvertrages führt, werden sämtliche Daten für das Ausbildungsverhältnis weiterhin verarbeitet. In diesem Fall erhalten Sie bei Abschluss des Ausbildungsvertrages weitere Informationen.

Wenn Sie keinen Studienplatz bekommen, werden Ihre personenbezogenen Daten drei Jahre nach Ende des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Die Bewerbungsdokumente, die Sie hochladen und Ihre Sozialversicherungsnummer (sofern Sie sie angegeben haben) werden schon 2 Jahre nach Ihrer Bewerbung gelöscht. Die Aufbewahrungsdauer ergibt sich aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche.

5. Betroffenenrechte:

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die FH Gesundheitsberufe OÖ GmbH, Semmelweisstraße 34, 4020 Linz. Von der Datenverarbeitung betroffene Personen haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der gespeicherten Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung unter den Voraussetzungen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Fragen, Anregungen und Beschwerden ist eine Kontaktaufnahme mit der Datenschutz-Koordinatorin und den Datenschutz-Beauftragten der FH Gesundheitsberufe OÖ per E-Mail an datenschutz@fhgooe.ac.at erbeten. Überdies haben betroffene Personen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, Web: https://www.dsb.gv.at zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

(23.2.2021)