Datenschutz-Information zur Nutzung von Microsoft Teams an der FH Gesundheitsberufe OÖ

An der FH Gesundheitsberufe OÖ steht die App Microsoft Teams als Teil der IT-Infrastruktur für virtuelle Zusammenarbeit zur Verfügung. Diese App ist ein Produkt der Microsoft Ireland Operations Limited, die ein zertifizierter Auftragsverarbeiter der FH Gesundheitsberufe OÖ ist. Je nach Anwendung werden bei der Nutzung Bild- und Tondaten, Chatbeiträge, sowie Informationen über die Nutzung der Teilnehmer*innen und bei Zusammenarbeit in festen „Teams“ (= abgeschlossene Personengruppen, die zusammenarbeiten) auch die hochgeladenen Dateien und sonstigen Beiträge verarbeitet. Die Daten werden – abgesehen von technisch notwendigen Übermittlungen an die Microsoft Corporation für das Funktionieren der App – nicht an dritte Empfänger übermittelt. Microsoft ist vertraglich verpflichtet, die Daten nur ausnahmsweise im Falle von technischer Notwendigkeit zur Systemwartung in einen Drittstaat zu übermitteln. Für derartige Fälle werden für die Übermittlung Standardvertragsklauseln vereinbart und technische (Verschlüsselung der Daten) und organisatorische (Richtlinien zur Absicherung der Nutzung) Sicherheitsmaßnahmen getroffen bzw wird sich auf den Angemessenheitsbeschluss gemäß Art 45 Absatz 1 DSGVO zum EU-US-Datenschutzrahmen der Europäischen Kommission berufen. Demzufolge bieten Organisationen bzw. Unternehmen (als Datenimporteure) in den USA, die im Rahmen der Selbstzertifizierungsmöglichkeit des Data Privacy Frameworks in einer öffentlichen Liste registriert sind, ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung.

Die FH Gesundheitsberufe OÖ beruft sich bei der Nutzung von Microsoft Teams allgemein auf die Rechtsgrundlagen in Art. 6 Abs 1 lit. f) in Verbindung mit Art. 45 DSGVO, welche die Datenverarbeitung und Übermittlung auf Basis geeigneter Garantien zur Wahrung berechtigter Interessen erlaubt. Das Überwiegen der Interessen der FH Gesundheitsberufe OÖ wird damit begründet, dass für den Betrieb der FH allgemein und für die Abhaltung von virtuellen Besprechungen sowie die digitale Zusammenarbeit ein Bedarf an der Nutzung digitaler Medien besteht und vonseiten der FH Gesundheitsberufe OÖ aus Datensicherheitsgründen eine datenschutz-rechtlich geprüfte und vonseiten der FH betreute Infrastruktur zur Verfügung gestellt wird.

Sobald Sie die Besprechungsanfrage erhalten haben, wird Ihr Name (Microsoft-Nutzername oder Ihre E-Mail-Adresse) in der Liste der Teilnehmer*innen im Besprechungsfenster angezeigt und ist für alle Teilnehmer*innen während und auch nach Ende der Besprechung sichtbar. Falls der*die Organisator*in der Besprechung die Chat-Funktion aktiviert hat, sind auch die Chatbeiträge aller Teilnehmer*innen während und nach der Ende der Besprechung sichtbar.

Wenn die Besprechung aufgezeichnet wird, werden Sie über den Zweck und die Rechtsgrundlage im Vorhinein informiert und notwendigenfalls um Ihre Einwilligung gebeten. Sie erkennen die Aufzeichnung am blauen Rahmen des Besprechungsfensters. Sie können sich einer Aufzeichnung der Bild- und Tonaufnahmen auch entziehen, indem Sie die Kamera und das Mikrofon deaktivieren.

Sie finden die allgemeine DS-Erklärung von Microsoft über die Datenverarbeitungen in den verschiedenen Microsoft-Produkten hier: Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die FH Gesundheitsberufe OÖ GmbH, Semmelweisstraße 34, 4020 Linz. Von der Datenverarbeitung betroffene Personen haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der gespeicherten Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung unter den Voraussetzungen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Fragen, Anregungen und Beschwerden ist eine Kontaktaufnahme mit der Datenschutz-Koordinatorin und den Datenschutz-Beauftragten der FH Gesundheitsberufe OÖ per E-Mail an datenschutz@fhgooe.ac.at erbeten. Überdies haben betroffene Personen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, Web: https://www.dsb.gv.at zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

(Stand: 06.11.2023)